家族葬なのに会社に連絡が必要な理由

ここでは家族葬の定義に触れつつ、会社への連絡が必要な理由を解説します。

家族葬とは

家族葬とは故人の家族や親族、親しい友人のみに参列してもらい、小規模で執り行う葬儀です。葬儀の流れは一般的な葬儀と変わらず、1日目にお通夜、2日目に葬儀・告別式を行います。お通夜を省略した1日葬の形をとるケースも増えています。

家族葬のメリットは、費用や手間を抑えつつ、身内のみでゆっくり落ち着いて故人とお別れできる点です。家族葬に呼ぶ参列者の範囲や人数には、これといった決まりがないため、故人や遺族の意向応じて葬儀の準備を進めましょう。

家族葬とは？一般的な流れについても解説

会社に連絡が必要な理由

会社の人を呼ばないからといって、訃報を会社に伝えなくてもよいという訳ではありません。なぜならば従業員やその家族が亡くなった場合、会社にはさまざまな手続きを行う責任があるからです。

所属する従業員が亡くなった場合、会社は健康保険・雇用保険の喪失届の手続きや、給与計算、年末調整、死亡退職金などの対応を進めなくてはなりません。これらの手続きには期限が設けられているものもあるため、家族が亡くなった際は、故人が所属している会社へできる限り早く連絡しましょう。

また従業員の家族が亡くなった場合も、会社には忌引き休暇の申請への対応や、業務の引き継ぎなどが求められます。速やかに勤め先へ連絡を入れましょう。

会社に家族葬のことを報告する際に伝えたい内容

ここでは、会社に家族葬を執り行うことを報告するときに、伝えるべき内容を解説します。

亡くなった方が誰なのかを伝える

会社へ連絡を入れる際は、まず誰の訃報なのかを伝えます。従業員が亡くなったのか、従業員の家族が亡くなったのかを明確にし、従業員の家族が亡くなった場合は報告者の故人との続柄（父・母など）を伝えます。続柄を伝える理由は、取得できる忌引き休暇の日数に関わってくるためです。詳しくは後述します。

家族葬であることを伝える

次に、葬儀が家族葬である旨と、身内だけで執り行うことをきちんと伝えましょう。

身内のみで執り行う旨を伝えておかなければ、会社は供花や香典の準備、弔問に行く人物を決め始めてしまう場合があります。
また、身内だけで葬儀を行うとだけ伝えても、「同じ組織に属する身内という意味で、会社関係の人も参列してよい」と解釈される場合もあります。参列を辞退してほしいという意思を明確に伝えましょう。

いつまで休むのかを伝える

家族が亡くなったときに、多くの会社では従業員に対して忌引き休暇の取得を認めています。忌引き休暇の期間は故人との関係によって異なります。会社に連絡するときは、自分の故人との続柄と、休暇を取得したい期間も伝えましょう。

なお、家族葬そのものは1～2日で終わりますが、葬儀の準備や各方面への連絡、香典返しの手配、身辺の整理など、続柄が近い方ほどやるべきことが増えます。休暇は余裕を持って取得しておいた方がよいでしょう。

忌引き休暇について分からない部分があれば、上司や総務に尋ねてみてください。判断に迷って会社への連絡が遅れるよりも、早く連絡した方がさまざまな手続きをスムーズに進められます。

家族葬を会社に伝える際の例文をご紹介

会社に連絡する際は、電話とメールの両方で行うのがおすすめです。なぜなら、電話のみでは詳細を伝えきれない可能性があるためです。メールによりテキスト形式で情報を残せば、正しく情報が伝わります。

訃報を受けたらできるだけ早く伝える必要があるため、連絡の順番については、電話が先がよいでしょう。総務などの部署がある場合は、担当者宛てに電話を掛けて、必要な対応などを確認します。その後、直属の上司にも報告し、最後にメールを送って内容を見返せるようにしておくのがおすすめです。

下記では電話とメールに分けて、家族葬を会社に伝える際の例文を紹介します。

会社へ電話で訃報連絡する際の伝え方

故人の会社に連絡する際は、以下のように伝えます。

また家族の訃報を自分の勤め先に伝える場合は、以下のように伝えます。

仮に電話がつながらなければ先にメールを送り、時間をあけて電話を掛け直しましょう。

会社へメールで連絡する例文

故人の会社にメールで連絡する際は、以下のように伝えます。

また自分の勤め先の上司には、以下のようにメールを送ります。忌引き休暇や各種手続きの詳細を尋ねるため、総務部や人事部にもメールを送りましょう。

伝えたい要点を、簡潔に記載するのがポイントです。適時改行して見やすくまとめましょう。

家族葬である旨を会社へ連絡する際のポイント

ここからは、会社へ連絡する前に準備しておきたいことを解説します。会社の方から必要な内容を尋ねてくれる場合もありますが、あらかじめ話す内容を準備しておいた方がスムーズに会話が進みます。

忌引き休暇を調整する

葬儀を執り行う場合、その前後は前述したとおりさまざまなことに追われるため、忌引き休暇の取得をおすすめします。忌引き休暇を調整するポイントは以下のとおりです。

● 就業規則で最大何日間の取得が認められるか
● 休日は忌引き休暇に含まれるか
● 申請にあたって必要な書類があるか

忌引き休暇は、一般的に自分と故人の血縁関係が近いほど長く取得できます。定められた忌引き休暇の日数で足りないときは、有給休暇の取得も検討しましょう。また、休日が忌引き休暇に含まれるかも確認してください。

なお、忌引き休暇の申請に当たり証明書類が必要になる場合があるため、手続きの詳細も忘れずに聞いておきましょう。

早めに上司へ連絡する

家族が亡くなったら休業日や時間帯に関係なく、故人の会社や、自分の上司、総務部などに報告しましょう。電話を掛けてから、詳細をメールでも送っておくと安心です。

電話を掛けにくい時間帯の場合は先にメールで連絡を入れ、翌日改めて電話で伝えれば問題ありません。メールには「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えておくとよいでしょう。

忌引き休暇中も会社の業務は進むため、会社側が余裕を持ってスケジュール調整や引き継ぎ業務ができるよう、ためらわずに連絡を入れることが大切です。会社への連絡を後回しにすると、葬儀前後の慌ただしさで忘れてしまう恐れもあるので、注意しましょう。

従業員へ引き継ぎを行う

忌引き休暇を取得するときは、メールや電話で業務の引き継ぎを行います。属人性の高い仕事や、急ぎで対応しなければならない仕事がある場合は、内容をしっかり共有しておきましょう。どうしても自分でしか対応できない仕事がある場合は、会社に緊急連絡先を伝えておくと安心です。

家族葬を行う旨を会社へ連絡した後の注意点

ここからは、家族葬を行うことを会社へ連絡した後の注意点を解説します。

弔問を辞退しても会社の人が足を運ぶことがある

葬儀は家族葬にすると伝えても、会社の方が訪ねてくることがあります。その際に慌てないよう、弔問をお受けするのか、お断りするのか、あらかじめ決めておきましょう。

また家族葬の参列者や会場の受付担当者には、会社の方が弔問する場合があると伝えておき、その際の対応方法を伝えておくとよいでしょう。

慶弔見舞金は受け取ってもOK

家族葬であっても、会社から慶弔見舞金（弔慰金）を支給されるケースがあります。慶弔見舞金とは、従業員にお祝い事や不幸があったときに会社が支給するお金です。福利厚生としての意味合いが強く、香典とは異なるため、お返しは不要です。

多くの会社では、慶弔見舞金を受け取るには申請が必要になります。埋葬許可証や死亡届の添付を求められる場合があるため、会社ごとのルールを確認しておきましょう。

香典が送られてくることがある

会社に香典をお断りしていても、個人名義などで送られてくる場合があります。そのようなときは、相手の気持ちをくみ取ってありがたく受け取り、後日香典返しを送りましょう。

なお個人ではなく会社名義の香典には、前述のように慶弔見舞金の意味合いが込められています。その際はお礼を伝えて受け取るようにしましょう。

家族葬を行う従業員への会社側の対応方法

続いては視点を変えて、家族葬を行う従業員が社内にいる場合の、会社側の対応方法を見ていきましょう。「急な家族の訃報を伝えられたものの、どのように対応するのが正しいか分からない」とお困りの方は、参考になさってください。

家族葬は基本的に参列を控える

従業員から、葬儀は家族葬にすると伝えられた場合は、参列を避けるのが基本のマナーです。どうしてもお悔やみの気持ちを伝えたい場合は、代表者1人のみを選び、事前に参列してもよいか確認してください。家族葬は小規模な葬儀のため、大勢での参列は避けましょう。

また親しい身内以外が参列することを、他の参列者が心よく思わない場合もあります。参列を断られた場合は、無理に訪問しないようにしましょう。

香典を辞退していたら渡さない

従業員が家族葬を行うにあたり、香典を辞退している場合は、個人名義の香典は渡さないのがマナーです。もし辞退している旨が案内されていない場合は、喪主宛てに送るとよいでしょう。

また、会社から福利厚生として慶弔見舞金を支給するケースもあります。その場合は社内の担当者が対応し、会社名義で送るのが一般的です。自分が担当ではないが連絡を受けた立場であれば、速やかに人事部や総務部へ連絡しましょう。

供花しない

供花とは、故人への感謝やご遺族への追悼の意を込めて送られるお花のことです。従業員から供花を断られている場合は、香典と同じく供花を送ることもマナー違反です。供花を断られる理由は、香典と同様にお返しが必要になることや、関係者へ迷惑をかけたくないという意図があるためです。

どうしても供花を送りたい場合は、事前に喪主に許可を取り、受け取ってもらえることが確実な場合のみにしましょう。

まとめ

家族葬は親しい身内のみで行う小規模な葬儀です。家族葬の場合でも、会社への連絡が必要です。会社はさまざまな手続きを進めなくてはならないため、できる限り早急に会社に連絡しましょう。

故人の会社へ連絡するときは、誰が亡くなったのかを正しく伝えます。自分の勤め先に対しては、自分の続柄と休暇の取得日数、業務の引き継ぎについても報告しましょう。参列や香典、供花を控えていただきたい場合は、葬儀は家族葬であることと、ご厚志は辞退する旨を、電話とメールで明確に伝えましょう。

株式会社SECの「わが家の家族葬」では、シンプルなセット内容で費用を抑えた家族葬をご提案します。準備の手間と負担を減らして、遺族の方がゆっくりお別れできるようにサポートいたします。家族葬の際はぜひ「わが家の家族葬」をご検討ください。

家族葬で選ばれる理由